Im Zuge der fortschreitenden Entwicklung hin zu VoIP-Telefonie stehen viele Unternehmen vor der Frage, welche Lösung sich für sie am besten eignet. Grundsätzlich gibt es zwei Wege, wie solch ein Telefonsystem umgesetzt werden kann: Eine lokale Lösung oder eine gehostete Lösung – entweder direkt in der Cloud oder durch einen Hosting-Anbieter.

Eine gehostete Telefonanlage, auch virtuelle Telefonanlage genannt, ist ein software-basiertes Telefonsystem, welches dem Kunden in Form eines ausgelagerten Dienstes (Managed Service) zur Verfügung gestellt wird.  Da in der VoIP-Telefonie sämtliche Übertragung über das IP-Protokoll funktioniert, gibt es auch keinen triftigen Grund mehr für einen wartungsintensiven Hardware-Block am eigenen Standort. Da das System nicht nur dem von externen Anbietern installiert sondern auch fortwährend betreut wird, profitieren Unternehmen im Vergleich zu vor Ort eingesetzten Anlagen von umfangreichen Zeit- und Kosteneinsparungen für die Installation, den laufenden Betrieb und die regelmäßige Wartung.

Im Gegensatz hierzu werden lokale Lösungen (manchmal auch On-Premise oder In-House) auf einem Server des Unternehmens installiert wird. Bei kleineren Unternehmen reicht auch schon ein kostengünstiger MiniPC als Appliance, wenn kein Server vorhanden ist. Dies hat gewisse Vorteile, nicht zuletzt die volle Kontrolle über das eigene Telefonsystem. Nachteile sind jedoch ein höherer Wartungsaufwand als bei gehosteten Telefonanlagen und die Anschaffungskosten der Hardware. Wenn Sie vermeiden möchten, dass Ihre Telefonanlage wertvolle Ressourcen Ihrer IT-Abteilung in Anspruch nimmt, ist eine gehostete Telefonanlage genau das Richtige für Ihr Unternehmen.

Gehostete Telefonanlagen überzeugen mit demselben Funktionsumfang wie On-Premise-Lösungen, darunter Voicemail, Faxunterstützung, automatisierte Ansagen und Sprachdialogsysteme (IVR), Konferenzschaltungen und vieles mehr. Der externe Anbieter übernimmt im Rahmen der Servicevereinbarung auch die Vermittlung und Durchschaltung von Anrufen. Gehostete Telefonanlagen können entweder zur Telefonie über das öffentliche Telefonnetz (PSTN), das Internet oder über eine Kombination aus beiden Technologien eingesetzt werden.

Hauptvorteile einer gehosteten Telefonanlage

• Einsparungen bei Anschaffung und laufenden Kosten – Im Gegensatz zu vor Ort installierten Telefonanlagen sind keine kostenintensiven Anfangsinvestitionen erforderlich. Zudem entfallen Kosten für Betrieb und Wartung durch internes Personal.

• Mobiles Büro & Standortvernetzung – Ob im Home-Office oder im Außendienst: Mitarbeiter sind per Smartphone App überall über ihre geschäftliche Rufnummer erreichbar und können so ortsunabhängig arbeiten und kommunizieren. Auch interne Gespräche zwischen verschiedenen Standorten sind kostenlos.

• Professionalität & erstklassiger Service – Auch kleinere Unternehmen hinterlassen dank ausgereifter Features für eine herausragende Kundenkommunikation einen professionellen Eindruck und zufriedene Kunden.

• Hohe Skalierbarkeit – Wächst ein Unternehmen, dann können Telefonleitungen und Nebenstellen den neuen Kapazitätsanforderungen entsprechend, schnell und kostengünstig hinzugefügt oder bedarfsweise entfernt werden.

• Benutzerfreundlichen & einfache Verwaltung – An virtuelle Telefonanlagen angebundene Teilnehmer müssen im Gegensatz zu klassischen Systemen nicht aufwendig von Unternehmen verwaltet werden. Die Verwaltung und Wartung obliegt direkt dem Hosting-Anbieter.

Worauf achten bei der Auswahl eines Hosting-Anbieters für Ihre Telefonanlage?

Viele Unternehmen stellen im Rahmen der All-IP-Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage um. Hosting-Varianten setzen sich demnach zunehmend durch. Wir haben im Folgenden ein paar Tipps zur Auswahl des geeigneten Anbieters zusammengestellt.

Welcher Anbieter ist der richtige?

Bei einer gehosteten Telefonanlage wird die gesamte Telefonanlage ausgelagert und von einem externen Serviceanbieter betrieben – ein Vorteil für kleinere Unternehmen, die auf Unified Communications umsteigen möchten, jedoch nicht über die nötige Infrastruktur verfügen. Denn die Netzwerke vieler KMUs sind nicht auf die für Voice-over-IP und UC erforderlichen Voraussetzungen ausgelegt, sodass die Gesprächs- und Dienstqualität leidet. Telefonie-Serviceanbieter hingegen stellen alle notwendigen Ressourcen bereit, um eine reibungslose Nutzung zu ermöglichen. Die gehostete Telefonanlage wird ohne zusätzlichen Aufwand auf Seiten des Kunden allein vom Provider verwaltet.

Investieren Sie Zeit in einen Anbieter-Vergleich

Der Entscheidung für einen passenden VoIP-Dienstleister muss ein genauer Vergleich verschiedener Angebote vorausgehen. Vor allem die Möglichkeit zur Einbindung mobiler Mitarbeiter ist von Bedeutung. Wichtig ist auch, dass die Telefonanlage Anrufe an Smartphones und andere mobile Endgeräte weiterleiten kann. So sind Mitarbeiter selbst dann unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar, wenn sie sich nicht an ihrem Arbeitsplatz befinden.

Einige Hersteller von Telefonanlagen bieten zudem bereits Apps als mobile VoIP Clients an, mit denen alle wesentlichen, von stationären Systemen her bekannten Optionen zum Anruf-Management auch auf mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen. Speziell Unternehmen, die die Nutzung persönlicher Mobilgeräte im Firmennetzwerk gestatten (BYOD), profitieren hier.

Darüber hinaus spielt auch eine Rolle, ob Serviceanbieter einen vertrauenswürdigen Eindruck vermitteln und einen persönlichen Kundenservice garantieren. Flexibilität ist hier ebenfalls wichtig: Werden beispielsweise verschiedene Warteschleifen mit unterschiedlicher Gewichtung oder differenzierte Weiterleitungsregeln unterstützt? Sollten dies zu hohe Anforderungen sein, muss nach einem anderen Anbieter Ausschau gehalten werden – vorzugsweise einem etablierten Provider im Mittelstand, der Kunden mit bedarfsgerechten Lösungen unterstützt. Nutzen Sie folgende Anbieter-Checkliste für Ihren Entscheidungsprozess:

• Was beinhaltet das Serviceangebot rund um die Verwaltung und Wartung?

• Welche Stornierungsrichtlinien gibt es?

• Bieten der Anbieter den von Ihnen erforderlichen Umfang an Funktionalitäten?

• Wird mobiles/standortunabhängiges Arbeiten unterstützt?

• Hat der Dienstleister positive Kundenbewertungen?

• Wer sind die Kunden des Anbieters?

• Werden Komplettlösungen (z. B. inkl. IP-Telefonen und Support) angeboten?

• Was ist im Support enthalten? Ist dieser 24/7 verfügbar?

• Welche Richtlinien/Kosten sind im Fall von Erweiterungen zu berücksichtigen?

• Welche Bedinungen/Beschränkungen gibt es für die Nutzung?

• Welche Ausfallsicherheiten werden geboten?

• Lassen sich andere Anwendungen wie CRM-Software integrieren?

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